Beter is de vijand van goed genoeg…
De managementconsultant, net als elke professional, streeft naar het beste resultaat. Of ze nu een voorstel schrijft, een presentatie geeft of een eindrapport creëert, er is continu ruimte voor verdere verbetering en meer inspanning leveren is altijd een optie. Dit soort situaties leidde Cyril Northcote Parkinson tot zijn beroemde observatie in 1955: “Werk dijt uit om de beschikbare tijd voor zijn voltooiing te vullen”, wat nu bekend staat als de Wet van Parkinson.
Hoewel dit waar blijkt te zijn voor de meeste werkzaamheden, is het bijzonder van toepassing op consultancywerk, waar elk project op een punt komt waar beter de vijand wordt van goed genoeg. Zodra goed genoeg is vastgesteld en om onnodig werk en het risico van daadwerkelijke verslechtering te vermijden, zouden de activiteiten beter gestopt kunnen worden in plaats van door te gaan tot de deadline (of daarna).
Maar is goed genoeg niet een subjectieve en vrij willekeurige kwaliteitsstandaard? En hoe zou het introduceren van zo’n standaard bijdragen aan het focussen van inspanning en het verzekeren van de meest efficiënte manier om het vereiste kwaliteitsniveau te bereiken?
Voor de opleveringen van een consultant is het antwoord daarop verrassend eenvoudig. Hij zou gewoon vooraf moeten definiëren wat goed genoeg betekent voor elke oplevering. Het is daarom een voorwaarde dat er een Ontwerpfase is voordat het eigenlijke Schrijven begint. Onderdeel van dit Ontwerp is expliciet zijn over wat goed genoeg betekent voor elk onderdeel van de oplevering. En dan wordt het vrij objectief. Een oplevering wordt als afgerond beschouwd wanneer aan alle vooraf gedefinieerde vereisten is voldaan. Dit kan een lange en diverse lijst zijn, maar de Analyse moet ervoor zorgen dat het een uitputtende lijst is. De lijst bevat voldoende specifieke richtlijnen zodat een schrijver de oplevering kan creëren en een beoordelaar de kwaliteit van het werk kan beoordelen. Dit moet zelfs mogelijk zijn wanneer geen van beiden betrokken was bij de eerdere fasen van het project.
Focus op ‘goed genoeg’ voor iedereen…
Doorgaans kan een rapport, een voorstel of een artikel worden opgedeeld in verschillende componenten zoals hoofdstukken of zelfs pagina’s/dia’s. Voor elk van deze componenten wordt een Ontwerp gecreëerd en tijdens de Schrijffase houdt het project de status van elk bij. Daarvoor geldt een zeer eenvoudig beoordelingsmechanisme:
- 0 – nog geen input beschikbaar
- 1 – enige generieke input verzameld, nog geen echte poging tot een verhaallijn
- 2 – eerste poging tot een conceptantwoord maar nog niet door de beoordeling gekomen
- 3 – beoordeling gaf een vinkje voor alle opgestelde eisen en dus “goed genoeg”
Het gebruik van bovenstaande beoordelingen geeft duidelijk inzicht in waar het team de beschikbare inspanning moet investeren.
Niemand levert inspanning aan enige component met een beoordeling “3” voordat alle componenten op zijn minst dezelfde beoordeling hebben. Uit mijn ervaring blijkt dat het vooraf definiëren van de vereiste kwaliteit de totale inspanning aanzienlijk kan verminderen. En door vooraf zeer expliciet te zijn, neemt de consistentie toe. Het maakt het ook mogelijk om ad-hoc schrijvers flexibel te betrekken. Dit is vooral interessant in een omgeving waar meerdere projecten parallel lopen. Door systematisch alle componenten bij elke iteratie te beoordelen, geeft deze aanpak ook inzicht in de kwaliteit van de betrokken schrijvers. Degenen die minder iteraties nodig hebben, zijn de betere schrijvers. Last but not least helpt deze aanpak om schrijvers te motiveren aangezien het herschrijven voorkomt. Uiteindelijk leidt het tot opleveringen zonder grote iteraties: het doel is om het in één keer goed te doen.
…of weer streven naar perfectie?
Als alles niveau “3” heeft bereikt en er is nog tijd over voor de deadline, kan een kernteam altijd besluiten om te voldoen aan de Wet van Parkinson. Ik zou het afraden aangezien de toegevoegde waarde van de inspanning in dit stadium over het algemeen laag is en activiteiten foutgevoelig zijn: consistentie is meestal het eerste slachtoffer bij het maken van last-minute wijzigingen.
(Dit bericht is een vervolg op Samen schrijven: een vaardigheid of een kunstvorm?)
