Enkelvoudige inkoop: een win-win-win?
Het selecteren en contracteren van een IT- of BPO-dienstverlener is doorgaans een complex proces. Het vergt aanzienlijke tijd en inspanning van alle betrokken partijen. Dienstverleners doen een serieuze investering met slechts een beperkte kans op rendement. Voor klanten lijkt het een noodzakelijk kwaad om alles een paar maanden on hold te zetten. Dat lijkt de tijd te zijn die nodig is om een aanbestedingsproces te voltooien. Sourcing consultants zullen snel uitleggen dat deze inspanning volledig gerechtvaardigd is om commerciële hefboomwerking te maximaliseren. Maar kan een klant alleen onderhandelingsmacht creëren in zo’n aanbestedingsproces? Is een concurrerend aanbestedingsproces de enige manier? Is “enkelvoudige inkoop” (het aangaan van exclusieve onderhandelingen door een klant met één leverancier) geen haalbaar alternatief?
Wat zou de impact zijn voor klanten, leveranciers en sourcing consultants? Kunnen we een echte winst voor alle betrokken partijen identificeren? Voor leveranciers is de toegevoegde waarde eenvoudig: de verkoopkosten gaan omlaag en de controle gaat omhoog aangezien een onderhandeling met enkele bron veel interactiever is vergeleken met een klassiek selectieproces. Deze verhoogde interactie is ook een winst voor klanten, en beide partijen zullen minder terughoudend zijn om echte problemen aan te pakken die opgelost moeten worden aangezien wederzijds commitment vooraf is vastgesteld.
De adviseur speelt een sleutelrol
Nog groter zal de impact zijn voor de sourcing consultants. Ik denk dat consultants nog steeds significante toegevoegde waarde kunnen bieden en zelfs essentieel kunnen blijken, maar alleen als ze hun rol opnieuw uitvinden. In plaats van te focussen op het creëren van een gelijk speelveld en procesfacilitators te zijn tijdens de selectie, zullen ze verantwoordelijkheid moeten nemen, onafhankelijker moeten worden en beide partijen moeten dienen om het best mogelijke resultaat te creëren. Er kan veel gezegd worden over enkelvoudige inkoop in het algemeen, maar mijn focus ligt nu op de veranderende rol van de sourcing adviseur.
Klanten mogen van hun adviseurs verwachten dat zij de markt kennen. Zo kunnen ze een voorkeursleverancier voorstellen als kandidaat om uit te nodigen voor exclusieve onderhandelingen. Tijdens de onderhandelingen zal de sourcing consultant een meer onafhankelijke rol op zich moeten nemen. Dit vereist een verandering vergeleken met zijn rol in een traditioneel concurrerend proces. Onderdeel van de onafhankelijke rol zal zijn om zijn inzicht en expertise te bieden, bijvoorbeeld over marktbest practices op het gebied van scoping, prijsmodellen en benchmarkinformatie; het zal een stap omhoog zijn van het verstrekken van sjablonen naar het suggereren van bedrijfsmodellen. De onafhankelijkheid kan worden gediend door een model waarbij beide partijen de rekening delen. Dit zorgt ervoor dat de adviseur geen partij kiest wanneer de spanningen oplopen.
Enkelvoudige inkoop stelt zowel klant als leverancier in staat om een perspectief te kiezen dat verder gaat dan het selectieproces en de contractondertekening. Een onafhankelijke adviseur kan deze voordelen realiseren door de juiste focus te leggen op onderwerpen zoals transitie, governance, incentives en innovatie. Samenvattend denk ik dat de sourcing adviseur extra waarde kan bieden in een volwassen rol tijdens een enkelvoudig inkoopproces. De stap omhoog van procesfacilitator naar zakenpartner zal uitdagend zijn. Ik verwacht ook dat het zijn eigen beloning zal zijn.
