, ,

Het evalueren van prijs, kwaliteit en andere ongelijkheden

In verschillende talen zijn er verschillende gezegdes voor het proberen te vergelijken van onvergelijkbare zaken. Engels en Frans refereren aan het vergelijken van appels met sinaasappels waar Nederlands en Duits refereren aan de meer gelijkende appels en peren. Spaans blijft ook in de fruit- en groenteafdeling door aardappelen met zoete aardappelen te vergelijken, Servisch vergelijkt grootmoeders met padden (?!), en Welsh benadrukt het verschil tussen honing en boter. Het laat zien dat er veel manieren zijn om hetzelfde punt te maken. En geen van hen lijkt gemaakt te zijn door inkoopconsultants. Als dat wel het geval was geweest, zou het gezegde waarschijnlijk ‘kwaliteit met prijs vergelijken’ zijn geweest.

Voor mij zou dat een welbespraakte manier zijn om de boodschap te verwoorden, hoewel toegegeven moet worden dat de duidelijkheid van de uitspraak enigszins in het gedrang zou komen voor degenen zonder enige achtergrond in aanbestedingsprocessen.

Een belangrijke voorwaarde in een aanbesteding is het vermogen om te vergelijken

Een aanzienlijke uitdaging in elk aanbestedingsproces is om met een objectief kader te komen voor het beoordelen van voorstellen van verschillende leveranciers. Vooral in openbare aanbestedingen, aangezien EU-wetgeving dicteert dat de beoordeling, weging en vergelijking van voorstellen objectief en transparant moet zijn en tot op zekere hoogte vooraf gecommuniceerd moeten worden aan alle deelnemers. Deze wettelijke vereiste heeft geleid tot een bijna wetenschappelijke benadering naar een consistente beoordelingsmethodologie die in de rechtbank kan standhouden. Hoewel vrij complex in zijn uitwerking zijn de hoofdprincipes vrij eenvoudig: overeenkomen op minimumvereisten, alleen waarderen wat echte bedrijfswaarde heeft en jezelf toestaan om in het proces verrast te worden.

Voor elke vraag in een Verzoek tot Offerte (RFP) wordt een lijst met onderwerpen gecreëerd die punten kunnen verdienen voor een leverancier wanneer opgenomen in zijn reactie. Zolang je alleen de onderwerpen opsomt en beloont die echte waarde toevoegen aan je specifieke vereisten, zul je eindigen met de leveranciers gerangschikt in de volgorde waarin hun aanbod je bedrijf zal ondersteunen. Veel van de onderwerpen die je verwacht in een leveranciersreactie kunnen (en in een EU-aanbesteding moeten) vooraf worden opgesomd, maar je moet ook wat ‘reservepunten’ bewaren voor onverwachte overscores. Bijvoorbeeld op een schaal van 10 punten, zijn 8 punten voor een leverancier die het juiste antwoord geeft, de resterende 2 zijn voor de onderwerpen in een antwoord dat je niet voorspelde, maar alleen als deze positieve verrassingen echte waarde toevoegen.

Bij het optellen van de individuele beoordelingen voor alle antwoorden worden wegingsfactoren belangrijk. Het is een goede praktijk om eerst een aantal punten per categorie te bepalen voordat deze bedragen worden toegewezen aan individuele vragen in dat gebied. Op die manier voorkom je dat je te veel gewicht legt op een onderwerp alleen omdat je er veel vragen over hebt.

Maar sommige zaken zijn gewoon onvergelijkbaar

De echte uitdaging zit in het beoordelen van zowel kwaliteit als prijs in één evaluatiemodel. Rekenkundig is de eenvoudigste oplossing om de totale prijs te delen door het totale aantal punten voor kwaliteit en de kwaliteit/prijs ratio’s voor verschillende leveranciers te vergelijken waarbij de hoogste ratio wint. Voorwaarde voor deze benadering is dat alle essentiële vereisten worden vermeld als knock-outcriteria (en het adresseren hiervan niet zal discrimineren tussen leveranciers) en dat extra punten voor kwaliteit echte toegevoegde waarde vertegenwoordigen.

Een minder grove maar iets complexere methode is om prijzen naar punten te vertalen door het duurste aanbod aan het lage einde van een schaal te plaatsen en het minst dure aanbod aan het hoge einde van diezelfde schaal. Op deze manier kan een relatief verschil in prijs worden vertaald in een specifiek aantal punten voor elke leverancier en dit maakt berekening van een gewogen gemiddelde van prijs en kwaliteit mogelijk, allemaal uitgedrukt in dezelfde eenheden (d.w.z. punten).

Hoewel de bovenstaande principes eenvoudig lijken, zit de duivel in de details. Het correct krijgen van de wegingsfactoren voor alle componenten in een leveranciersvoorstel zal enige creativiteit vereisen. Het opstellen van een prijs- en evaluatiemodel dat niet door pogingen om de uitkomst van een selectieproces te manipuleren kan worden misleid, is zeker een kunstvorm. Dus zorg ervoor dat je dit niet thuis probeert zonder de juiste begeleiding van een ervaren consultant op dit gebied!