Minimum Viable Relationship

Outsourcing relaties zouden gebaseerd moeten zijn op vertrouwen en constructieve samenwerking. Is dat niet triviaal? Blijkbaar niet want uitbesteders organiseren hun selectieproces zelden op basis van dit uitgangspunt. Klanten acteren vaak alsof potentiële leveranciers niet te vertrouwen zijn. Ze gebruiken het selectieproces als hefboom om het onderste uit de kan te krijgen. De meeste tijd en aandacht gaat zitten in het uitputtend beschrijven van alle mogelijke scenario’s en vervolgens vastleggen in een contract hoe de leverancier in voorkomende gevallen dient te handelen. Het contract is het belangrijkste instrument om resultaten op een later moment af te kunnen dwingen.

Veel klanten hebben ook verhalen over leveranciers die ooit misbruik maakten van onduidelijke situaties. Dus geldt: vertrouwen is goed, maar controle is beter, toch? En in geval van twijfel kan je het maar beter vastgelegd hebben in een contract. Zo gebruiken klanten de commerciële druk van het selectieproces om gedurende de looptijd van het contract hun zin door te kunnen drijven. Omdat ze hun leveranciers niet vertrouwen, en omdat ze aannemen dat leveranciers wachten op een mogelijkheid om hen ’terug te pakken’. Met een selectieproces zoals hiervoor beschreven, dreigt die aanname voorspellende waarde te krijgen. Leveranciers die onder druk een eenzijdig contract getekend hebben, zullen inderdaad geneigd of zelfs gedwongen zijn om op zoek te gaan naar compensatie.

Maar dan gebeurt er iets onverwachts

De impliciete aanname in deze manier van werken is dat de toekomst voorspelbaar is, tenminste binnen de afgesproken scope. In sommige standaard dienstverlening is dat ook zo. Veel vaker echter kunnen partijen niet alles voorzien wat binnen de scope van een contract moet gebeuren. We leven in een VUCA wereld en dus kunnen we niet op voorhand alle situaties uittekenen. Als zich dan een onverwachte situatie voordoet is het contract onbruikbaar om de leverancier tot de gewenste actie te dwingen. In zo’n situatie zullen partijen elkaar dus moeten vertrouwen.

Ik denk dat er altijd een moment zal komen waarin klant en leverancier elkaar moeten vertrouwen. Met dat als een gegeven, zou je dan niet beter het hele proces zo organiseren dat vertrouwen een startpunt is in de relatie?

Wetenschappelijke benadering: speltheorie

Speltheorie geeft een wetenschappelijke blik op dit soort uitdagingen. Speltheorie gaat over gedrag dat bestuurd wordt door onderlinge afhankelijkheden; wat ik doe raakt jouw resultaten en wat jij doet raakt mijn resultaten. Het Prisoner’s Dilemma is het meest bekende voorbeeld, maar er is veel meer over te zeggen. Voor diegenen die het in detail willen weten is er heel veel materiaal beschikbaar. Maar je kan ook de film A Beautiful Mind bekijken over het leven van John Nash, die aan de wieg van deze theorieën heeft gestaan.

De management samenvatting van dit alles is dat tit-for-tat een uitstekende strategie is, vooral als je begint met een intentie tot constructieve samenwerking. Dat is de wetenschappelijke manier om te zeggen dat het goed werkt om business partners te vertrouwen.

Impact op het selectie proces

Of je de conclusie nu bereikt op basis van persoonlijke ervaring, logica of wetenschap, het resultaat is dat klanten hun leveranciers zouden moeten vertrouwen en andersom. In een VUCA-context zou vertrouwen wel eens de primaire succesfactor kunnen zijn bij uitbesteding. Dat maakt het m.i. nodig om het selectieproces radicaal anders in te richten. In plaats van een focus op kwaliteit en prijs, zouden partijen primair moeten kijken of ze een partner kunnen vinden waarmee ze een vertrouwensbasis kunnen leggen voor verdere samenwerking. Ik noem dit een minimum viable relationship. Als dit naïef klinkt dan is dat aanleiding om meer te lezen over de tit-for-tat strategie.

Vertrouwen is niet blind: natuurlijk moet er over en weer inzicht zijn in intenties en uitkomsten. En uiteindelijk ligt er ook een solide basis onder de samenwerking op basis van heldere contractuele uitgangspunten. Dat zou ik dan een minimum viable contract noemen maar dat is iets voor een volgende bijdrage in deze serie waarin Agile concepten worden toegepast in een sourcing context.

Dit artikel is ook verschenen op de  website van Sourcing Nederland.