Minimum Viable Contract

Het contracteren van de voorwaarden in een zakelijke relatie kent een bizarre dynamiek: hoe meer je regelt, hoe meer je ook moet regelen. Het begint vaak met het uitwerken van een beperkt aantal situaties maar al gauw wordt het gesprek gedetailleerder. Dit kan afglijden tot een niveau waarin allerlei theoretische scenario’s en risico’s worden uitgeschreven waarvan het onwaarschijnlijk is dat ze zich ooit zullen voordoen. En dan wordt ook nog vastgelegd hoe partijen in voorkomende gevallen moeten acteren.

Die praktijk rechtvaardigt de vraag of het ook een onsje minder kan. Wat moet er minimaal vastgelegd worden om te kunnen starten met een zakelijke samenwerking? En is het vervolgens mogelijk om dan te groeien, bijvoorbeeld in scope en complexiteit?

Wat is er al geregeld?

Onder Nederlands recht is in de basis al veel geregeld. De wetgever heeft voorzien dat zakelijke transacties en dienstverlening afspraken nodig hebben over bijvoorbeeld garantie, aansprakelijkheid, (intellectueel) eigendom, (in)directe schade en betalingen. Heel veel daarvan is daarom in wetgeving vastgelegd en er is ook ruime jurisprudentie beschikbaar. Basis uitgangspunten zijn er ook over goed huisvaderschap en de zorg voor personeel.

Het is een paradox: door weinig specifieke afspraken te maken weegt deze algemene wetgeving zwaarder. Mijn stelling is dat minder uitwerken daarmee leidt tot betere afspraken.

Waar moeten we expliciet iets over vastleggen?

Natuurlijk blijft er voldoende te regelen en vast te leggen. Wetgeving is generiek en de focus van een contract kan (en moet m.i.) dus volledig gericht zijn op de specifieke samenwerking die voorligt. Het is goed om over een aantal onderwerpen overeenstemming te hebben en daar ook iets over vast te leggen. Dan gaat het wat mij betreft om het volgende:

• Waarom – dat zeg ik Simon Sinek na: “it starts with why”. Het is goed om vooraf te overleggen wat de intenties en doelstellingen zijn van beide(!) partijen. Waarom gaan we deze relatie aan? Als het verderop spannend wordt, is dit een basis om op terug te kunnen vallen.
• Scope – wat gaan we samen doen en ook wat gaan we niet samen doen. Niet door uitputtende activiteitenlijsten op te nemen maar door expliciet de resultaten en de koppelvlakken te bespreken. Hierbij horen ook afspraken over hoe resultaten en performance gemeten en gerapporteerd worden.
• Commerciële voorwaarden – natuurlijk moet helder zijn wat er voor een project of dienstverlening betaald moet worden. Uitgangspunt is dat er geen discussie kan zijn over de eerste factuur. Begrijpen beide partijen welke items daarop staan (=> scope) en welke bedragen daar achter staan?
• Risico’s – het is altijd goed om gezamenlijk de risico’s van een activiteit in kaart te brengen. Waarbij het doel zou moeten zijn om de verantwoordelijkheid neer te leggen bij die partij die het best in staat is een risico te mitigeren. En dus niet (wat nu vaak gebeurt) de risico’s onder commerciële druk bij de leverancier neerleggen waardoor deze standaard vertaald worden naar (extra) kosten.
• Governance – welke overleggen kennen we, wie heeft mandaat namens beide partijen over welke onderwerpen? Hoe bespreken we zaken waar partijen het niet over eens zijn en/of die (nog) niet in het contract staan? En hoe voeren we aanpassingen in het contract door?
• Exit – wat moeten we doen als we de relatie willen of moeten beëindigen. Dat geldt dan voor de situatie dat beide partijen dat willen maar zeker ook als één partij dat wil. Op elk moment moet zonneklaar zijn wat het proces is en wat de (financiële) impact is als de relatie stopt.

Welk probleem lost dit op?

Het komen tot een gedetailleerd contract is een behoorlijke investering vooraf. Vaak is er ook een serieuze doorlooptijd mee gemoeid die m.i. beter besteed kan worden in het samen bouwen aan vertrouwen (zie ook => Minimum Viable Relationship). aarnaast geldt dat eerder starten met het project of dienstverlening ook eerder resultaten oplevert, en de Net Present Value van zo’n versnelling kan nauwelijks onderschat worden. Niet in de laatste plaats levert eerder starten ook eerder inzichten op basis waarvan bijgestuurd kan worden.

Bijsturen kan betekenen dat er zaken moeten worden toegevoegd of aangepast aan het contract. Een goed contract is een levend document dat periodiek geëvalueerd wordt. Dat er later aanpassingen nodig zijn, zegt niets over de kwaliteit van het contract bij de start.

Albert Einstein gaf een mooie definitie van ‘minimum viable’ lang voordat de term in zwang raakte als onderdeel van Agile Software Development. Einstein zei over wetenschappelijke modellen: “Een model moet zo eenvoudig mogelijk zijn, maar niet eenvoudiger dan dat”.

Voor een Minimum Viable Contract geldt hetzelfde: het moet zo beknopt mogelijk zijn, maar niet beknopter dan dat. Ik ga graag in gesprek over pogingen om deze balans te vinden.

Dit artikel was eerder geplaatst op de website van Sourcing Nederland.