Ja maar, wat als het beter kan?

Op 12 oktober hield Sourcing Nederland een seminar onder de titel “een alternatieve blik op sourcing“. We kregen daar een interessant verhaal over mediation van Lieneke Viergever en Patrick Wit. Zelf mocht ik iets vertellen over een andere aanpak voor selectie en contractering. Veel van mijn suggesties komen uit de wereld van Agile Software Development en vandaar dat we dit ‘Agile Sourcing’ genoemd hebben. Het was een interactieve sessie met een geïnteresseerd, deskundig en kritisch publiek. Alle ingrediënten waren aanwezig voor een goed gesprek

Zullen we het eens anders proberen?

Recent heeft Sourcing Nederland een boekje uitgegeven onder de titel “Sourcing Life Cycle – Kader voor een consistente sourcing strategie”. Een gedegen beschrijving van een enigszins traditionele manier van uitbesteden. De focus ligt hierbij op de structuur en de inhoud. Het contract is een duidelijk doel van de selectie en speelt ook een belangrijke rol in het vervolg.

Tijdens het seminar heb ik daar een aantal zaken aan toe willen voegen: meer aandacht voor de relatie en voor de belangen van alle partijen en verschillende opties om het proces te versnellen. Daarnaast heb ik aangegeven hoe m.i. de machtsbalans voor en na contractondertekening verandert en welke impact dat kan hebben op het hele proces.

Ja, maar…

Het voordeel van ‘best practices’ is dat ze vertrouwd aanvoelen. In de loop der jaren zijn de kinderziektes er ook wel uitgehaald. En een suggestie om zaken anders te doen roept weerstand op of ten minste vragen:

• Ja maar, als je het sneller doet, gaat dat dan niet ten koste van de zorgvuldigheid? Het doel is inderdaad niet om hetzelfde te doen in minder tijd. Dus zijn er zaken die je niet doet of later doet. Eérder een contract tekenen en dus sneller starten heeft ook een meerwaarde: procesverbeteringen en/of kostenbesparingen starten eerder en, misschien nog wel belangrijker, partijen kunnen al eerder samen leren en bijsturen waar nodig.
• Ja maar, als je een minder gedetailleerd contract hebt, loop je dan niet allerlei grote risico’s? Dus risico’s zijn belangrijk om tijdens de selectie te bespreken. Niet om ze onder druk van ‘commercial leverage’ naar leveranciers te schuiven. Beter is een volwassen gesprek tussen professionele partijen om risico’s te analyseren en vast te stellen wie deze het best kan mitigeren. Pas in laatste instantie leidt dat tot het financieel maken van de consequenties.
• Ja maar, wat als een leverancier de onderhandelingen met een A-team doet en na ondertekening een B-team naar voren schuift? Daar zijn gevallen van bekend, dus blijkbaar kan de huidige praktijk dat (ook) niet voorkomen. Misschien is het ook wel logisch dat er personele wijzigingen zijn want de skills voor presentatie en onderhandeling zijn niet dezelfde als voor een jarenlange consistente levering. Meer aandacht voor de relatie tijdens de selectie maakt de kans wel kleiner dat het gebeurt op een ongecontroleerde manier die ten koste van de kwaliteit gaat.

Agile Sourcing verdient een positie in de toolkit

De bewijslast dat een verandering ook een verbetering is, ligt vanzelfsprekend bij degene die een alternatieve aanpak voorstelt. Tegelijkertijd moeten we de lat ook niet te hoog leggen. De huidige praktijk levert zeker niet in alle gevallen het gewenste resultaat. Norman Martijnse verwees eerder in deze serie naar het Adviescollege ICT Toetsing met voorbeelden uit de publieke sector. De private sector is minder transparant over tegenvallers en mislukkingen, maar daar gaat het lang niet altijd beter.

Op basis van de ervaringen met Agile Sourcing in de afgelopen jaren zijn er aanwijsbare verbeteringen en resultaten bereikt. Het is geen panacee dat in alle situaties tot spectaculaire verbeteringen leidt. Waar de scope dynamisch is, de uitkomst onbepaald en de context onzeker is het echter een volwaardig alternatief. Er zullen nog een aantal iteraties nodig zijn en in nieuwe experimenten gaan we nog veel leren. Maar het is wel duidelijk dat tools en denkwijzen van Agile Sourcing definitief een plek verdienen in de toolbox van iedereen die met sourcing bezig is.

Dit artikel was eerder geplaatst op de website van Sourcing Nederland.

 

 

___________
¹ Geen pluralis majestatis, maar een verwijzing naar de mensen met wie we Agile Sourcing uitwerken. Diverse tools zijn onder Open Source beschikbaar en u bent van harte uitgenodigd om bij te dragen