, ,

Schrijven met een team: een vaardigheid of een kunstvorm?

Soms lijkt het alsof alle communicatie vandaag de dag bestaat uit soundbites, tweets van 140 tekens of blogposts. Alles wat meer dan 500 woorden is, lijkt het exclusieve domein te zijn van dichters, romanschrijvers en andere professionele auteurs.

Niet zo voor de managementconsultant. Het maken van een voorstel voor een klant of het opstellen van een rapport aan het einde van een project is een reguliere oefening. Het favoriete hulpmiddel van de consultant lijkt PowerPoint te zijn en een afbeelding zegt meer dan duizend woorden. Maar om de details en nuances van een boodschap over te brengen, is vaak een aanzienlijke hoeveelheid tekst nodig. Wat het consultancyberoep onderscheidt van de meeste andere schrijfberoepen: consultants werken meestal samen bij het schrijven. Velen beschouwen schrijven als een kunstvorm, maar samen schrijven vereist een gemeenschappelijke set van hulpmiddelen en een systematische aanpak.

Over het algemeen zijn er twee specifieke eisen aan het hele proces: efficiëntie en consistentie. Beide profiteren van een gestructureerde aanpak die overeenkomsten heeft met traditionele softwareontwikkeling. Ontwikkeling bestaat uit verschillende fasen: Analyse, Ontwerp, Implementatie, Testen, Onderhoud. Uitgaande van het feit dat de levering van een document een eenmalige gebeurtenis is, omvat samen schrijven ook vier fasen:

  • Analyse – het vastleggen van de relevante input
  • Ontwerp – het creëren van de verhaallijn
  • Schrijven – de daadwerkelijke productie van het document
  • Review – tegen de eerdere opleveringen

Consistentie vereist dat elke fase is afgerond met voldoende detail voordat meerdere bijdragers beginnen met uitwerken in de volgende fase.

Korte iteraties

Efficiëntie dicteert dat alleen korte iteraties zijn toegestaan. Nieuwe inzichten tijdens het creëren van de verhaallijn (Ontwerp) kunnen input zijn om de uitkomst van de Analyse te verfijnen. Maar zodra de activiteiten richting Schrijven gaan, moet de Analyse vaststaan. Reviewen gebeurt tegen de opleveringen van de Ontwerpfase. Dit werkt natuurlijk alleen als de ontwerpleveringen vaststaan wanneer het Reviewen begint. Een versie van Boehm’s Wet is hier ook van toepassing. hoe later een wijziging(/fout) wordt geïnitieerd(/gevonden), hoe hoger de geassocieerde inspanning om het te verwerken(/corrigeren).

Tijdens de Analyse worden de componenten van het hoofdverhaal gecreëerd; sleutelboodschappen, hoofdconclusies, terugkerende thema’s en welke items uit de ruwe data gebruikt zullen worden als input voor de verhaallijn, al deze worden beslist voordat het Ontwerp begint. Parallel hieraan wordt het praktische aangepakt: welk sjabloon wordt gebruikt, welke schrijfstijl wordt toegepast (formeel of meer informeel) en welke bewoordingen of sleutelfrases worden gebruikt om bepaalde onderwerpen of thema’s te benoemen? Typisch wordt dit expliciet gemaakt in opleveringen die gebruikt worden voor volgende fasen. Met alle basiskeuzes vastgesteld, wordt de Ontwerpfase gebruikt om de algemene verhaallijn uit te werken.

Kernteam

Een klein kernteam ontwikkelt de verhaallijn in voldoende detail zodat de schrijvers kunnen bijdragen in de volgende fase. Het kernteam stelt het aantal hoofdstukken vast, een inhoudsopgave voor elk en de verhaallijn per hoofdstuk. Deze aanpak laat beperkte ruimte voor ambiguïteit van de schrijvers aangezien het kernteam al alle beslissingen heeft genomen. Hierdoor worden nieuwe schrijvers snel geïntroduceerd in de context en de gekozen richting op basis van de opleveringen van de Analyse- en Ontwerpfase. Deze aanpak heeft ook impact op de Reviewfase: er is een groot niveau van detail in diverse opleveringen als context voor de reviewers om de kwaliteit van de uiteindelijke opleveringen te beoordelen.

Consistentie is een gegeven in het bovenstaande waarbij een minder gestructureerde aanpak het risico inhoudt dat individuele schrijvers een divers en inconsistent eindproduct creëren dat aanzienlijke inspanning vereist om later tijdens de reviewcyclus op één lijn te brengen. De belangrijkste bedreigingen voor efficiëntie zijn de iteraties; het is belangrijk om echt een fase af te ronden voordat je naar de volgende gaat.

(Meer over dit onderwerp in Beter is de vijand van goed genoeg…)