,

Stoplicht rapportages geven goed inzicht

Rapporten die een stoplicht-versie van een project weergeven, komen relatief vaak voor. Wanneer correct uitgevoerd, biedt deze eenvoudige manier van rapporteren helder inzicht voor iedereen die er behoefte aan heeft. Maar het is belangrijk om je aan enkele eenvoudige richtlijnen te houden als je iets rood, oranje of groen labelt. Zonder overeenstemming over de basis is het verstrekken van een statusrapport op basis van de kleuren van een stoplicht slechts een armoedige manier van rapporteren.

Het begint met een baseline

Allereerst is het belangrijk om af te spreken dat de rapportage altijd plaatsvindt op basis van een overeengekomen baseline. Zonder een baseline op de gebruikelijke zaken als kwaliteit, budget en planning, wordt rapportage een soort storytelling. Dit soort activiteiten kunnen vermakelijk of zelfs informatief zijn, maar hebben niets met rapportage te maken. Vooral een status Groen heeft een baseline nodig, omdat deze aangeeft dat de beoordeelde parameter “binnen de vooraf afgesproken bandbreedte” ligt, wat betekent dat het project volgens planning verloopt, binnen het budget ligt en de afgesproken kwaliteit levert.

Oranje introduceert potentiële dubbelzinnigheid omdat het soms lijkt aan te geven dat “de dingen niet in orde zijn, maar dat alles goed komt” (hoor je Bob Marley zachtjes zingen op de achtergrond?). Vooral bij optimistische projectleiders in uitdagende projecten is Oranje een veel voorkomende kleur. Wat er echter over een vooraf afgesproken parameter zou moeten staan is: “deze ligt buiten de afgesproken bandbreedte, maar kan worden hersteld zonder dat er tussenkomst van buitenaf nodig is”. Daarmee hebben we ook een definitie voor Rood die stelt dat een parameter “buiten de vooraf afgesproken bandbreedte ligt en externe interventie nodig heeft”. Een status Rood heeft dus een bijbehorende actie of beslissing nodig die van de projecteigenaar (Prince2: de Executive) wordt verlangd. Iedereen die Rood rapporteert, moet ook de externe interventie formuleren die nodig is om weer binnen de afgesproken bandbreedte te komen. Het oprekken van de bandbreedte tot de werkelijke waarde van de parameter (d.w.z. vragen om extra budget, middelen of doorlooptijd) is slechts één van de opties en vaak niet de meest populaire bij projecteigenaren.

Met een duidelijke, vooraf afgesproken baseline en de juiste parameters waarover gerapporteerd moet worden, kan een stoplicht-status helder inzicht geven op elk niveau in de rapportageketen. De definities voor elke status zijn ondubbelzinnig, maar het resultaat kan uiteraard verschillen op basis van het mandaat van de ‘rapporteur’. Bijvoorbeeld: een projectleider moet mogelijk Rood rapporteren over het budget, terwijl de Programmamanager aan wie hij rapporteert het budget tussen projecten kan herverdelen en daarmee Oranje of zelfs Groen naar het volgende niveau zal rapporteren.

Met deze eenvoudige definities wordt een stoplicht-rapportage een eenvoudig en krachtig hulpmiddel.